Hausverwaltung wechseln in Leipzig: Ablauf, Fristen und Unterlagen

Eine Eigentümergemeinschaft kann ihren Verwalter jederzeit abberufen, der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein Wechsel scheitert deshalb selten am Recht, sondern an Ablauf, Fristen und Unterlagen. Diese Seite erklärt, wie Abberufung, Neubestellung und Übergabe praktisch funktionieren und worauf Eigentümer in Leipzig dabei achten sollten.

Wann Sie die Hausverwaltung wechseln können

Für einen Wechsel gibt es zwei Wege. Der erste ist der Ablauf der Bestellzeit: Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre. Die wiederholte Bestellung ist zulässig; sie bedarf eines erneuten Beschlusses, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 WEG). Läuft die Bestellung aus, entscheidet die Gemeinschaft ohnehin neu.

Der zweite Weg ist die Abberufung während der laufenden Bestellung. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden; ein wichtiger Grund ist seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr erforderlich (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Längere Bindungen lassen sich nicht wirksam vereinbaren, denn Abweichungen von § 26 Abs. 1 bis 3 WEG sind nicht zulässig (§ 26 Abs. 5 WEG).

Zu unterscheiden sind die Bestellung, die die Organstellung des Verwalters begründet, und der Verwaltervertrag als schuldrechtliche Grundlage. Beides ist rechtlich getrennt. Ein sauber gefasster Beschluss regelt deshalb beides ausdrücklich – die Abberufung und die Beendigung des Vertrags.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 2, Abs. 3 und Abs. 5 WEG

Verwalterwechsel in der WEG: der Ablauf in sechs Schritten

Der Wechsel wird in der Eigentümerversammlung entschieden. Die folgende Reihenfolge deckt die formalen Anforderungen ab und verringert das Risiko, dass der Beschluss später erfolgreich angefochten wird.

• Bestand prüfen: Verwaltervertrag, Bestellungsbeschluss, Restlaufzeit und Kündigungsregeln zusammentragen. Die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) und die Versammlungsniederschriften zeigen, wann und für welchen Zeitraum bestellt wurde.
• Vergleichsangebote einholen: Vor der Bestellung eines neuen Verwalters müssen grundsätzlich Angebote mehrerer Verwalter vorliegen (BGH, Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10); in der Praxis werden meist drei eingeholt. Sinnvoll ist ein einheitlicher Fragenkatalog, damit die Angebote vergleichbar bleiben.
• Tagesordnung aufsetzen: Abberufung des bisherigen Verwalters, Beendigung des Verwaltervertrags, Neubestellung mit konkretem Zeitraum, Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag und Ermächtigung des Verwaltungsbeirats zur Unterzeichnung. Jeder Gegenstand muss bereits bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG).
• Einladen: Die Einberufung erfolgt in Textform; die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG). Angebote und Vertragsentwürfe gehören als Anlage dazu, sonst fehlt der Versammlung die Entscheidungsgrundlage.
• Beschließen: Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG).
• Übergabe organisieren: Stichtag festlegen, Unterlagen schriftlich anfordern, Konten und Vollmachten umstellen, Dienstleister, Versorger und Versicherer informieren.

Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 2, § 24 Abs. 4, 6 und 7, § 25 Abs. 1 WEG; BGH, Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10

Diese Fristen bestimmen den Zeitplan

Der Zeitplan ergibt sich aus wenigen gesetzlichen Fristen. Addiert man sie, liegen zwischen dem ersten Beschlussentwurf und der abgeschlossenen Übergabe in der Regel etwa sechs Monate.

• Drei Wochen: Soll-Frist für die Einberufung der Eigentümerversammlung, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG).
• Ein Monat: Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage; begründet werden muss sie innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung (§ 45 WEG). Bis dahin ist offen, ob der Beschluss angegriffen wird.
• Sechs Monate: Spätestes Ende des Verwaltervertrags nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG).
• Fünf beziehungsweise drei Jahre: Höchstdauer der Bestellung; die wiederholte Bestellung kann frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit beschlossen werden (§ 26 Abs. 2 WEG).
• Kalenderjahr: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht sind an das Kalenderjahr gebunden (§ 28 Abs. 1, 2 und 4 WEG). Ein Stichtag mitten im Jahr macht deshalb eine ausdrückliche Absprache über die Abrechnung nötig.

Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 4, § 45, § 26 Abs. 2 und 3, § 28 Abs. 1, 2 und 4 WEG

Wenn die Verwaltung die Versammlung nicht einberuft

Nicht jede Verwaltung lädt zu einer Versammlung ein, auf deren Tagesordnung die eigene Abberufung steht. Das Gesetz sieht dafür zwei Hebel vor.

Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe eine Versammlung, muss der Verwalter einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG).

Dem Verwalter gegenüber wird die Gemeinschaft vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder von einem durch Beschluss dazu ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Unterbleibt eine notwendige Beschlussfassung ganz, kann das Gericht auf Klage eines Wohnungseigentümers den Beschluss fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 2 und 3, § 9b Abs. 2, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG

Welche Unterlagen die bisherige Verwaltung herausgeben muss

Die Verwaltung führt ein fremdes Geschäft. Sie muss deshalb alles herausgeben, was sie zur Ausführung erhalten und was sie aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 in Verbindung mit § 675 Abs. 1 BGB). Das umfasst Papierakten ebenso wie digital erstellte oder empfangene Unterlagen. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorarforderungen oder einer nicht erteilten Entlastung besteht nach überwiegender Rechtsprechung nicht.

Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer; nach dem Wechsel macht der neue Verwalter den Anspruch für sie geltend (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Unabhängig davon kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Fordern Sie die Unterlagen schriftlich, mit Frist und einzeln aufgelistet an. Bei einer pauschalen Bitte um „die Akten“ lässt sich später nicht mehr feststellen, was gefehlt hat.

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan
• Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) und sämtliche Versammlungsniederschriften
• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte (§ 28 WEG)
• Kontounterlagen der Gemeinschaft und Nachweise zur Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG)
• Eigentümerliste, Hausgeldkonten, offene Forderungen sowie laufende Mahn- und Gerichtsverfahren
• Versicherungsscheine und Schadenakten
• Laufende Verträge: Wartung, Reinigung, Winterdienst, Messdienst, Strom, Gas, Wasser, Aufzug
• Prüf- und Wartungsnachweise: Heizung, Aufzug, Trinkwasseruntersuchung, Rauchwarnmelder, Blitzschutz
• Daten der Verbrauchserfassung und der unterjährigen Verbrauchsinformation (§ 4 und § 6a HeizkostenV)
• Energieausweis und Unterlagen zu energetischen Maßnahmen (§§ 79 ff. GModG)
• Schlüssel sowie Zugänge zu Portalen und zur Fernablesung der Zähler

Rechtsgrundlage: § 667, § 675 Abs. 1 BGB; § 9b Abs. 1, § 18 Abs. 4, § 19 Abs. 2 Nr. 4, § 24 Abs. 7, § 28 WEG; § 4 und § 6a HeizkostenV; §§ 79 ff. GModG (GModG, vormals GEG, umbenannt zum 29.07.2026)

Wie die Übergabe abläuft

Praktisch entscheidet der Stichtag über den Aufwand. Viele Gemeinschaften legen ihn auf den Jahreswechsel, weil Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht an das Kalenderjahr gebunden sind (§ 28 Abs. 1, 2 und 4 WEG). Zum Stichtag gehören ein Übergabeprotokoll mit Datum und Unterschrift, die Übertragung der Gemeinschaftskonten samt Vollmachten, die Umstellung von Lastschriften und Daueraufträgen sowie Meldungen an Versicherer, Versorger, Messdienst und Handwerksbetriebe.

Mieter und Nutzer sollten schriftlich erfahren, wer künftig Ansprechpartner ist und wohin Schäden gemeldet werden. Offene Punkte, die in kein Protokoll passen, gehören auf eine gemeinsame Restliste mit Verantwortlichem und Termin: fehlende Rechnungen, ungeklärte Schäden, laufende Verfahren, noch nicht abgerechnete Heizkosten.

Die Jahresabrechnung stellt der Verwalter auf, der nach Ablauf des Kalenderjahres im Amt ist (§ 28 Abs. 2 WEG). Wechselt die Verwaltung mitten im Jahr, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich, wer welchen Teil der Abrechnung erstellt und wie diese Leistung vergütet wird. Beides gehört deshalb ausdrücklich in den Beschluss und in den neuen Verwaltervertrag.

Rechtsgrundlage: § 28 Abs. 1, 2 und 4 WEG

Miethausverwaltung und Sondereigentumsverwaltung wechseln

Verwaltet jemand Ihr Mietshaus oder Ihre einzelne Eigentumswohnung, gilt kein WEG-Beschlussverfahren. Auftraggeber sind Sie allein, Grundlage ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter (§§ 611, 675 BGB). Maßgeblich sind zunächst die vertraglichen Regelungen zu Laufzeit und Kündigung. Fehlen sie und ist die Vertragsdauer auch sonst nicht bestimmt, gelten die Fristen des § 621 BGB (§ 620 Abs. 2 BGB): Ist die Vergütung nach Monaten bemessen, ist die Kündigung spätestens am 15. eines Monats für den Schluss des Kalendermonats möglich; ist sie nach Vierteljahren oder längeren Zeitabschnitten bemessen, gilt eine Kündigungsfrist von sechs Wochen für den Schluss eines Kalendervierteljahrs. Eine Kündigung aus wichtigem Grund bleibt daneben möglich; sie kann nur innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen erklärt werden (§ 626 BGB).

Die Herausgabepflicht gilt auch hier (§ 667 BGB). Anzufordern sind unter anderem Mietverträge und Nachträge, Kautionsnachweise und Kautionskonten, Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre, Mieterkorrespondenz, offene Forderungen und Mahnvorgänge, Wohnungsübergabeprotokolle und Schlüssellisten.

Rechtsgrundlage: §§ 611, 620 Abs. 2, 621, 626, 667, 675 BGB

Woran Sie eine geeignete neue Verwaltung erkennen

Die eigentliche Arbeit liegt vor dem Beschluss, nämlich in der Auswahl. Die folgenden Punkte lassen sich vor der Versammlung sachlich prüfen und in den Angebotsvergleich aufnehmen.

• Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO: Wohnimmobilienverwalter brauchen eine Erlaubnis der zuständigen Behörde. Lassen Sie sich Behörde und Datum der Erteilung nennen.
• Berufshaftpflichtversicherung: Ohne ihren Nachweis ist die Erlaubnis zu versagen (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO).
• Weiterbildung: 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren; das gilt entsprechend für Beschäftigte, die unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirken (§ 34c Abs. 2a GewO).
• Zertifizierter Verwalter: Zertifiziert nennen darf sich, wer die Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer bestanden hat (§ 26a WEG). Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung und kann von jedem Wohnungseigentümer verlangt werden; ausgenommen sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 18 Abs. 2 Nr. 1, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).
• Erreichbarkeit: fester Ansprechpartner mit Durchwahl, veröffentlichte Sprechzeiten und eine klare Regelung für Notfälle außerhalb der Bürozeiten.
• Vergütung: Was deckt die Grundvergütung ab, welche Leistungen werden gesondert berechnet, wie wird angepasst? Eine Einordnung finden Sie unter Hausverwaltung Kosten in Leipzig.
• Vertragsende: Laufzeit, Kündigungsregeln und die ausdrückliche Zusage, Unterlagen und Daten bei Vertragsende vollständig zu übergeben.

Rechtsgrundlage: § 34c Abs. 1, Abs. 2 Nr. 3 und Abs. 2a GewO; § 18 Abs. 2 Nr. 1, § 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG

Fehler, die einen Verwalterwechsel teuer machen

Häufige Fehlerquellen sind formaler Natur.

• Nur ein Angebot eingeholt: Ohne Angebote mehrerer Verwalter ist der Bestellungsbeschluss anfechtbar (BGH, V ZR 96/10).
• Tagesordnungspunkt zu unbestimmt formuliert – der Gegenstand muss bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG).
• Abberufung beschlossen, Neubestellung vergessen: Ohne Verwalter wird die Gemeinschaft durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG) – das bremst jede Zahlung und jede Beauftragung.
• Umlaufbeschluss ohne Zustimmung aller Eigentümer in Textform; nur wenn die Eigentümer zuvor beschlossen haben, dass für diesen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt, reicht sie aus (§ 23 Abs. 3 WEG).
• Stichtag mitten im Kalenderjahr, ohne zu regeln, wer die Jahresabrechnung erstellt (§ 28 Abs. 2 WEG).
• Konten, Vollmachten und Lastschriften erst nach dem Stichtag umgestellt.
• Übergabe ohne Protokoll: Später lässt sich nicht mehr belegen, welche Unterlage gefehlt hat.

Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 2 und 3, § 9b Abs. 1 Satz 2, § 28 Abs. 2 WEG; BGH, V ZR 96/10

Übernahme durch VOLPINA in Leipzig

Die VOLPINA Haus- und Grundbesitz Verwaltungs GmbH sitzt in der Diezmannstraße 14 in Leipzig-Kleinzschocher. Fünf Mitarbeitende betreuen Wohn- und Gewerbeobjekte im Leipziger Stadtgebiet. Die Erlaubnis nach § 34c GewO wurde am 27.02.2019 durch die Stadt Leipzig erteilt. VOLPINA ist Mitglied der Industrie- und Handelskammer zu Leipzig, des VHW Bundesverbandes für Wohnen und Stadtentwicklung e. V. und des Verbandes der Immobilienverwalter Mitteldeutschland e. V.

Bei einer Übernahme sichten wir zunächst die Objekt- und Vertragsunterlagen, übernehmen anschließend Unterlagen, Konten und Verträge und richten die laufenden Abläufe ein. Ob und zu welchen Bedingungen wir ein Objekt übernehmen können, klären wir im Einzelfall nach Prüfung der Unterlagen. Für die laufende Betreuung stehen WEG-Verwaltung, Miethausverwaltung und Sondereigentumsverwaltung zur Verfügung; einen Eindruck von den betreuten Objekten geben die Referenzen aus Leipzig.

Sprechzeiten: Montag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag jeweils 9 bis 12 Uhr, Dienstag 13 bis 18 Uhr. Telefon 0341 215 96 40, Diezmannstraße 14, 04207 Leipzig. Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei streitigen Konstellationen – etwa einer angefochtenen Bestellung oder einer verweigerten Herausgabe – sollten Sie anwaltlichen Rat einholen.

Rechtsgrundlage: Angaben nach Impressum, Team- und Kontaktseite volpina.eu, live abgerufen am 08.09.2026; § 34c GewO

Häufige Fragen

Kann eine Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung jederzeit wechseln?

Ja. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht erforderlich (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung; längere Bindungen lassen sich nicht wirksam vereinbaren (§ 26 Abs. 3 Satz 2, Abs. 5 WEG). Erforderlich ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Welche Mehrheit ist für den Verwalterwechsel nötig?

Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, sofern die Gemeinschaftsordnung keine abweichende Stimmkraft vereinbart (§ 25 Abs. 2 WEG). Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Ohne Versammlung ist ein Beschluss nur gültig, wenn alle Wohnungseigentümer in Textform zustimmen; die Eigentümer können jedoch beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 WEG).

Müssen vor der Bestellung mehrere Angebote eingeholt werden?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs sind vor der Bestellung eines neuen Verwalters grundsätzlich Angebote mehrerer Verwalter einzuholen (BGH, Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10); in der Praxis werden meist drei eingeholt. Für die Wiederbestellung des amtierenden Verwalters gilt das bei unveränderten Umständen nicht. Fehlen Vergleichsangebote, entspricht der Beschluss nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und ist anfechtbar (§ 44 Abs. 1, § 45 WEG).

Darf die alte Hausverwaltung Unterlagen zurückhalten, bis offene Rechnungen bezahlt sind?

Nach überwiegender Rechtsprechung nicht. Die Verwaltung muss alles herausgeben, was sie zur Ausführung erhalten und was sie aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 in Verbindung mit § 675 Abs. 1 BGB) – Papierakten ebenso wie digitale Unterlagen. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare oder einer nicht erteilten Entlastung wird dabei verneint. Fordern Sie die Unterlagen schriftlich, einzeln aufgelistet und mit Frist an.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Den Takt geben drei Fristen vor: mindestens drei Wochen Einladungsfrist (§ 24 Abs. 4 WEG), ein Monat für die Erhebung einer Anfechtungsklage (§ 45 WEG) und das Vertragsende spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Wer den Stichtag auf den Jahreswechsel legen möchte, plant sinnvollerweise etwa ein halbes Jahr ein.

Was kostet der Wechsel der Hausverwaltung?

Für die Abberufung selbst fällt keine gesetzliche Gebühr an. Kosten entstehen für eine etwaige Sonderversammlung, für die Vergütung der bisherigen Verwaltung bis zum Vertragsende (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), für die Datenübernahme und gegebenenfalls für anwaltliche Beratung. Die Vergütung der neuen Verwaltung ergibt sich aus deren Angebot; eine Einordnung finden Sie auf unserer Kostenseite.

Muss die neue Hausverwaltung zertifiziert sein?

Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung und kann von jedem Wohnungseigentümer verlangt werden (§ 18 Abs. 2 Nr. 1, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Ausnahme greift nur, wenn drei Bedingungen zusammentreffen: Es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter.

Was passiert mit laufenden Verträgen und Konten der Gemeinschaft?

Sie bleiben bestehen. Vertragspartnerin ist die rechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 9a Abs. 1 WEG), nicht die Verwaltung. Zum Stichtag werden Kontovollmachten neu erteilt, Lastschriften und Daueraufträge umgestellt und Versicherer, Versorger, Messdienst und Dienstleister über den Wechsel informiert. Vertragsunterlagen und Zahlungsübersichten gehören zu den herauszugebenden Unterlagen (§ 667 BGB).

Weiterlesen: Sprechzeiten und Kontakt