Mietverwaltung: Aufgaben, Fristen und Abrechnung

Die VOLPINA Haus- und Grundbesitz Verwaltungs GmbH führt die Mietverwaltung für Wohn- und Geschäftshäuser in Leipzig. Vom Büro in der Diezmannstraße 14 in Leipzig-Kleinzschocher betreuen fünf Mitarbeitende rund 1.019 Wohn- und Gewerbeeinheiten sowie 572 Stellplätze – kaufmännisch, technisch und in der Vermietung aus einer Hand. Telefon 0341 215 96 40.

Mietverwaltung, WEG-Verwaltung oder Sondereigentum – was zu Ihrem Objekt passt

Mietverwaltung heißt: Wir handeln im Auftrag des Eigentümers gegenüber den Mietern. Das unterscheidet sie von der WEG-Verwaltung in Leipzig, bei der wir für eine Eigentümergemeinschaft das Gemeinschaftseigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz verwalten, und von der Sondereigentumsverwaltung, die eine einzelne vermietete Wohnung innerhalb einer WEG betreut.

Gehört Ihnen ein ganzes Haus, ist die Miethausverwaltung der passende Vertrag. Besitzen Sie einzelne vermietete Wohnungen in mehreren Häusern, werden beide Formen häufig kombiniert. Welche Variante für Ihren Bestand sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch anhand des Grundbuchstands und der bestehenden Verträge.

Rechtsgrundlage: Wohnungseigentumsgesetz (WEG), §§ 535 ff. BGB

Kaufmännische Verwaltung: Mieten, Kautionen, Abrechnungen

Wir schließen, ändern und beenden Mietverträge, führen ein Mietkonto je Einheit, buchen die Eingänge und mahnen offene Forderungen in festen Stufen an – bis hin zur Übergabe an einen Rechtsanwalt, wenn eine Zahlung dauerhaft ausbleibt.

Mietsicherheiten legen wir getrennt vom Vermögen des Vermieters an. Nach § 551 BGB darf die Kaution bei Wohnraum höchstens das Dreifache der Monatsmiete ohne Betriebskosten betragen, der Mieter ist zu drei monatlichen Teilzahlungen berechtigt, und die Anlage muss vom Vermögen des Vermieters getrennt erfolgen. Bei Auszug rechnen wir die Kaution ab, sobald Miet-, Betriebskosten- und Schadensersatzforderungen geklärt sind. Über Einnahmen, Ausgaben, Rückstände und Leerstand berichten wir Ihnen regelmäßig und nachvollziehbar; den Turnus legen wir im Vertrag fest.

Mietverträge abschließen, anpassen und beenden
Mietinkasso, Kontenführung je Einheit und laufende Sollstellung
Mahnwesen in festen Stufen, Vorbereitung gerichtlicher Schritte
Anlage, Verwaltung und Abrechnung der Mietkautionen (§ 551 BGB)
Jährliche Betriebs- und Heizkostenabrechnung
Rechnungsprüfung, Versicherungs- und Dienstleisterverträge
Berichte an den Eigentümer in vereinbartem Turnus

Rechtsgrundlage: § 551 Abs. 1 bis 3 BGB (Mietsicherheit)

Betriebskostenabrechnung nach der BetrKV

Umlagefähig ist nur, was der Katalog des § 2 BetrKV nennt und was der Mietvertrag wirksam vereinbart. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten – ein häufiger Fehler in übernommenen Abrechnungen.

Wir rechnen jährlich ab und halten die Frist des § 556 Abs. 3 BGB ein: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Umgekehrt muss der Mieter Einwendungen binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben. Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und Zwischenablesungen bei Mieterwechsel führen wir so, dass die Abrechnung auch im Streitfall belegbar bleibt.

Rechtsgrundlage: § 1 Abs. 2 BetrKV, § 2 BetrKV, § 556 Abs. 3 BGB

Heizkostenabrechnung nach der HeizkostenV

Heiz- und Warmwasserkosten werden verbrauchsabhängig verteilt: jeweils mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch (§ 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 1 HeizkostenV). Der übrige Anteil wird bei der Heizung nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum verteilt, beim Warmwasser nach Wohn- oder Nutzfläche. Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Zwei Fristen betreffen derzeit fast jeden Leipziger Bestand: Nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler müssen nach § 5 Abs. 3 HeizkostenV bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Und wo fernablesbare Messtechnik verbaut ist, sind den Nutzern monatliche Verbrauchsinformationen zu übermitteln (§ 6a HeizkostenV). Fehlt die fernablesbare Ausstattung, kann der Nutzer seinen Anteil um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Beides stimmen wir mit dem Messdienstleister Ihres Objekts ab und dokumentieren den Versand.

Rechtsgrundlage: § 5 Abs. 3, § 6a Abs. 1, § 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1, § 12 Abs. 1 HeizkostenV

Technische Verwaltung: Begehungen, Wartung, Instandhaltung

Wir begehen die Objekte regelmäßig, dokumentieren den Zustand und veranlassen Reparaturen, bevor aus einem undichten Anschluss ein Wasserschaden wird. Die Pflicht, die Mietsache in vertragsgemäßem Zustand zu erhalten, trifft nach § 535 Abs. 1 BGB den Vermieter; wir setzen sie praktisch um – Angebote einholen, Aufträge vergeben, Ausführung kontrollieren, Rechnung prüfen.

Dazu kommen Prüf- und Wartungsfristen, die sich nicht verschieben lassen. In Sachsen waren bestehende Wohnungen nach § 47 Abs. 4 SächsBO bis zum 31. Dezember 2023 mit Rauchwarnmeldern nachzurüsten; die Pflicht gilt seither uneingeschränkt. Heizungen mit Wasser als Wärmeträger, die vor dem 1. Oktober 2009 eingebaut wurden, sind in Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder sonstigen selbständigen Nutzungseinheiten bis zum 30. September 2027 zu prüfen und zu optimieren – geregelt in § 60b des früheren Gebäudeenergiegesetzes, das seit dem 29. Juli 2026 Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG) heißt. Wir führen diese Termine je Objekt in einer Fristenliste, statt sie beim Mieter oder beim Handwerker zu belassen.

Objektbegehungen mit Protokoll und Mängelliste
Steuerung von Handwerkern, Angebotsvergleich, Abnahme, Rechnungsprüfung
Wartungsverträge für Heizung, Aufzug, Lüftung, Brandschutztechnik
Rauchwarnmelder: Einbau und Betriebsbereitschaft nach § 47 Abs. 4 SächsBO
Legionellenuntersuchung von Großanlagen im Regelfall alle drei Jahre (§ 31 TrinkwV)
Heizungsprüfung und -optimierung nach § 60b GModG ab sechs Wohnungen oder Nutzungseinheiten
Verkehrssicherung: Winterdienst, Reinigung, Beleuchtung, Baumkontrolle
Planung und Begleitung von Instandsetzungen und Modernisierungen

Rechtsgrundlage: § 535 Abs. 1 BGB, § 47 Abs. 4 SächsBO, § 31 TrinkwV, § 60b GModG (vormals GEG, umbenannt zum 29.07.2026)

Vermietung und Mieterwechsel

Wir bereiten frei werdende Einheiten auf, erstellen Exposé und Fotos, schalten die Inserate, führen Besichtigungen durch und prüfen Selbstauskunft und Bonität der Bewerber, bevor ein Mietvertrag zustande kommt.

Beim Wechsel erstellen wir Übergabeprotokolle mit Zählerständen, veranlassen Kleinreparaturen zwischen den Mietverhältnissen und rechnen die Kaution des Vormieters ab. Den Energieausweis legen wir Interessenten spätestens bei der Besichtigung vor, wie es § 80 Abs. 4 GModG verlangt. Verkauf und Vermittlung übernehmen wir im eigenen Haus – siehe unsere Seite Immobilienmakler in Leipzig –, sodass Bewertung, Vermarktung und anschließende Verwaltung nicht auseinanderfallen.

Rechtsgrundlage: § 80 Abs. 4 GModG (Energieausweis, Vorlage bei Besichtigung)

Miete, Mietspiegel und Mieterhöhungen in Leipzig

Der Leipziger Mietspiegel 2025–2027 wurde am 25. Juni 2025 vom Stadtrat als qualifizierter Mietspiegel im Sinne des § 558d BGB anerkannt. Er gilt seit dem 1. Juli 2025 bis zum 30. Juni 2027 und ist bei der Stadt Leipzig veröffentlicht. Für uns ist er die Grundlage, auf der wir Mieterhöhungen nach § 558 BGB begründen – und zugleich die Messlatte, an der wir prüfen, ob eine Bestandsmiete überhaupt Spielraum hat.

Zwei Leipziger Besonderheiten begrenzen diesen Spielraum. In bestehenden Mietverhältnissen ist die Kappungsgrenze per sächsischer Verordnung auf 15 Prozent in drei Jahren abgesenkt, statt der 20 Prozent des § 558 Abs. 3 BGB; die Verordnung gilt für Leipzig und Dresden bis zum 30. Juni 2027. Bei Neuvermietungen greift die Mietpreisbremse der §§ 556d ff. BGB: Die Miete darf höchstens 10 Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen. Die sächsische Mietpreisbegrenzungsverordnung ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten und läuft ebenfalls bis zum 30. Juni 2027.

Modernisierungen rechnen sich anders: Nach § 559 BGB dürfen jährlich acht Prozent der aufgewendeten Modernisierungskosten auf die Miete umgelegt werden, begrenzt durch die Kappung des § 559 Abs. 3a BGB von 3 Euro je Quadratmeter Wohnfläche in sechs Jahren. Die Ankündigung nach § 555c BGB bereiten wir vor und begleiten die Maßnahme bis zur Abrechnung.

Rechtsgrundlage: § 558, § 558 Abs. 3, § 558d, §§ 556d ff., § 559 Abs. 1, § 559 Abs. 3a, § 555c BGB; Leipziger Mietspiegel 2025–2027 (Stadtratsbeschluss 25.06.2025, gültig 01.07.2025–30.06.2027); Sächsische Kappungsgrenzen-Verordnung (bis 30.06.2027); Sächsische Mietpreisbegrenzungsverordnung (in Kraft 01.01.2026, bis 30.06.2027)

Altbau in Leipzig: was die Verwaltung dort zusätzlich verlangt

Ein großer Teil unserer Leipziger Objekte steht in Gründerzeithäusern. Diese Bauten verlangen in der Verwaltung anderes als ein Neubau: Holzfenster und Fassadenzierrat brauchen turnusmäßige Kontrolle, Steig- und Elektroleitungen erreichen nach einigen Jahrzehnten das Ende ihrer Nutzungsdauer, Innenhöfe und alter Baumbestand erzeugen eigene Verkehrssicherungspflichten. Welche Objekte wir betreuen, zeigen wir offen – von der Zschocherschen Straße bis zum Meininger Ring – in unseren Referenzen aus Leipzig.

Steht Ihr Haus unter Denkmalschutz, sind Instandsetzungen mit der Unteren Denkmalschutzbehörde der Stadt Leipzig abzustimmen, bevor Aufträge vergeben werden. Wir planen solche Arbeiten mit Vorlauf ein, statt sie als Notfall abzuwickeln.

Ablauf: vom Erstgespräch zur laufenden Verwaltung

Wir klären zuerst, was Ihr Objekt tatsächlich braucht, und übernehmen die Unterlagen anschließend nach einer Übergabeliste.

Vor dem Wechsel prüfen wir die Kündigungsfrist Ihres bestehenden Verwaltervertrags und stimmen den Übernahmetermin darauf ab.

Erstgespräch: Objekt, Mieterstruktur, bestehende Verträge und Ihre Ziele
Angebot mit klar benanntem Leistungsumfang und Vergütung
Übernahme von Mietverträgen, Kautionskonten, Belegen und offenen Vorgängen
Anschreiben an die Mieter, neue Zahlungsdaten, Übernahme des Mietkontos
Erste Objektbegehung mit Mängel- und Fristenliste
Laufende Verwaltung mit benanntem Ansprechpartner und vereinbarten Berichten

Was die Mietverwaltung kostet

Die Vergütung einer Mietverwaltung wird üblicherweise pro Einheit und Monat oder als Prozentsatz der Nettokaltmiete vereinbart; Stellplätze und Gewerbeeinheiten werden meist gesondert bewertet. Was angemessen ist, hängt an der Größe des Objekts, am Sanierungsstand, an der Fluktuation und am Leistungsumfang – etwa daran, ob Vermietung, Baubetreuung oder Sondereigentum enthalten sind.

Wir nennen die Vergütung im Angebot vollständig und trennen sie von den Sonderleistungen, damit Sie zwei Angebote überhaupt vergleichen können. Ein Angebot, das Sonderleistungen nicht beziffert, lässt sich nicht sinnvoll mit einem anderen vergleichen – fragen Sie in dem Fall die Sätze für Vermietung, Baubetreuung und Mahnwesen gezielt ab. Ein konkretes Angebot für Ihr Haus erstellen wir nach dem Erstgespräch.

VOLPINA: Nachweise, Ansprechpartner, Erreichbarkeit

VOLPINA verwaltet von Leipzig-Kleinzschocher aus rund 1.019 Wohn- und Gewerbeeinheiten sowie 572 Stellplätze. Die Erlaubnis nach § 34c GewO wurde uns am 27. Februar 2019 von der Stadt Leipzig erteilt. Wir sind Mitglied der IHK zu Leipzig, des VDIV Deutschland, des VHW Bundesverbands und des Verbands der Immobilienverwalter Mitteldeutschland.

Das Team, das Ihr Objekt bearbeitet, finden Sie namentlich auf unserer Teamseite:

Büro: Diezmannstraße 14, 04207 Leipzig-Kleinzschocher. Telefon 0341 215 96 40. Sprechzeiten: Montag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag 9–12 Uhr, Dienstag 13–18 Uhr.

Luca Strauch – Geschäftsführung
Niklas Bilek – Geschäftsstellenleitung
Gabriel Lehmann – Technisches Management
Katharina Messig – Buchhaltung und Finanzmanagement
Patrick Steinborn – Vertrieb

Rechtsgrundlage: § 34c GewO (Erlaubnis Stadt Leipzig, 27.02.2019); Sprechzeiten und Teamrollen live geprüft auf volpina.eu/team/ am 10.09.2026

Häufige Fragen

Was kostet eine Mietverwaltung in Leipzig?

Die Vergütung wird meist pro Einheit und Monat oder als Prozentsatz der Nettokaltmiete vereinbart. Sie hängt von der Zahl der Einheiten, dem Zustand des Hauses, der Mieterfluktuation und dem Leistungsumfang ab – Vermietung, Baubetreuung und Sondereigentumsverwaltung werden in der Regel gesondert berechnet. VOLPINA nennt die Vergütung vollständig im Angebot und trennt sie von Sonderleistungen. Für eine Einschätzung zu Ihrem Objekt: 0341 215 96 40.

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung?

Die Mietverwaltung arbeitet für den Eigentümer eines Hauses und regelt alles gegenüber den Mietern: Mietverträge, Mieteingänge, Betriebskosten, Instandhaltung. Die WEG-Verwaltung arbeitet dagegen für eine Eigentümergemeinschaft, verwaltet das Gemeinschaftseigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz, lädt zur Eigentümerversammlung und führt deren Beschlüsse aus. Wer eine einzelne vermietete Wohnung innerhalb einer WEG besitzt, braucht zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung.

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, so § 556 Abs. 3 BGB. Läuft die Abrechnungsperiode vom 1. Januar bis 31. Dezember, muss die Abrechnung dem Mieter also bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen. Danach kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben ist unabhängig davon auszuzahlen.

Wie stark darf ich die Miete in Leipzig erhöhen?

In bestehenden Mietverhältnissen ist eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete nach § 558 BGB möglich. In Leipzig gilt dabei eine abgesenkte Kappungsgrenze von 15 Prozent innerhalb von drei Jahren statt der sonst geltenden 20 Prozent. Als Begründung dient der Leipziger Mietspiegel 2025–2027, der bis zum 30. Juni 2027 gilt. Bei Neuvermietungen greift zusätzlich die Mietpreisbremse nach §§ 556d ff. BGB mit höchstens 10 Prozent über der Vergleichsmiete.

Bis wann müssen fernablesbare Zähler eingebaut sein?

Nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler müssen nach § 5 Abs. 3 HeizkostenV bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Ausnahmen bestehen, wenn das im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder zu unangemessenem Aufwand oder unbilliger Härte führt. Fehlt die fernablesbare Ausstattung, darf der Nutzer seinen Abrechnungsanteil um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Umrüstung und Versand stimmen wir mit dem Messdienst Ihres Objekts ab.

Übernehmen Sie auch die Verwaltung eines Gründerzeithauses?

Ja, ein großer Teil unserer Leipziger Objekte sind Gründerzeithäuser. Holzfenster, Dach, Steigleitungen und Elektrik kontrollieren wir turnusmäßig, statt erst nach einem Schaden zu reagieren. Wartungs- und Prüffristen führen wir je Objekt in einer Fristenliste. Steht das Haus unter Denkmalschutz, stimmen wir Instandsetzungen vor der Auftragsvergabe mit der Unteren Denkmalschutzbehörde der Stadt Leipzig ab.

Was passiert beim Wechsel von meinem bisherigen Verwalter?

Wir prüfen zuerst die Kündigungsfrist Ihres bestehenden Verwaltervertrags und stimmen den Übernahmetermin darauf ab. Danach fordern wir die Unterlagen an: Mietverträge, Kautionsnachweise, Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre, Wartungs- und Versicherungsverträge, offene Vorgänge und die Objektschlüssel. Die Mieter informieren wir schriftlich über den neuen Ansprechpartner und die Zahlungsdaten. Anschließend begehen wir das Objekt und legen eine Mängel- und Fristenliste an.

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